Office assistant - secretaresse

Een goede typvaardigheid is een eerste vereiste voor een functie op kantoor. Bovendien maakt men ook thuis gebruik van de computer voor de privécorrespondentie, het uittypen van verslagen, werkstukken, scripties, enz. Voor het werken op de computer is een goede toetsenbordvaardigheid vereist.

Typen is vooral een kwestie van routine. Deze cursus leert je het systeem en legt een basis voor deze routine. Vervolgens zul je zien dat je typesnelheid voortdurend zal toenemen, mits je na de cursus regelmatig typwerk verricht volgens de geleerde methode.

Inhoud van deze module:

De volgende onderwerpen worden behandeld in deze module:

• Informatie over de cursus
• Informatie over toetsenbord en zithouding
• Gebruikershandleiding type-programma
• Studiewijzer en exameneisen
• Ergonomie (geen examenstof)

Typevaardigheid is een must. Deze cursus heeft als doelstelling je het 10-vingersysteem blindtypen bij te brengen. Daarbij moet je een typesnelheid halen van minimaal 130 aanslagen per minuut, zonder veel fouten te maken

Algemene Informatie

Benodigde vooropleiding

Geen specifieke vooropleiding nodig

Examens 

De examens worden afgenomen door het LSSO. Het examenbureau LSSO is een onafhankelijk instituut, dat zorgt voor objectieve examinering

Certificaat

Alle modules worden afgesloten met een LSSO-examen. Bij voldoende resultaat geeft dit recht op een LSSO-erkend landelijk certificaat. 

Duur

Circa 10 weken

Niveau (vergelijkbaar)

MBO 3

Onderdeel van de opleiding

• Telefonist/Receptionist
• Callcentermedewerker
• Administratief medewerker
• Financieel administratief medewerker
• Commercieel administratief medewerker
• Commercieel medewerker binnendienst
• Medewerker Klantenservice
• Office Assistant (voorheen Secretaresse)
• Medisch secretaresse 1
• Assistent-marketingmedewerker
• Technisch commercieel verkoopmedewerker
• Accountmanager technische producten

Tekstverwerken is niet meer weg te denken uit de beroepspraktijk van iemand met een kantoorfunctie.

Bij de samenstelling van de cursus Tekstverwerken is gekeken naar de vaardigheden die iemand in de beroepspraktijk nodig heeft. Op heel praktische wijze worden deze vaardigheden uitgelegd. Door een groot aantal oefeningen kun je de mogelijkheden van het programma leren toepassen.

Voor het maken van de opdrachten moet je de beschikking hebben over een computer met het programma Office Word 2010 of nieuwer.

Inhoud van deze module:

De volgende onderwerpen worden behandeld in deze module:

Lesblok 1: inleiding Windows

• algemene informatie
• Windows
• Word starten en afsluiten
• werken met tekst

Lesblok 2: Verder werken met tekst

• tekst inbrengen en bewerken
• bestanden opslaan, openen, afsluiten en verwijderen
• mappen maken en verwijderen
• werken met meerdere documenten
• symbolen
• teksten verwijderen, verplaatsen en kopiëren
• printen
• de help-functie

Lesblok 3: Tekst opmaken

• vet, cursief, onderstrepen
• lettertype en -grootte
• opmaakkenmerken
• teksteffecten
• tekstkaders
• automatische opmaak

Lesblok 4: Tekst indelen

• uitlijnen
• woorden afbreken en tellen
• tabinstellingen
• alinea-inspringing
• opsommingstekens en nummering

Lesblok 5: Documenten opmaken

• pagina-instellingen
• marge-instellingen
• kop- en voetteksten
• kolommen

Lesblok 6: Sjablonen, lijnen en afbeeldingen

• sjablonen
• vormen invoegen
• illustraties invoegen

Lesblok 7: Werken met tabellen

• tabellen maken
• tabellen bewerken
• sorteren en rekenen met tabellen

Lesblok 8: Mailingen, Etiketten en enveloppen

• mailingen
• etiketten

Lesblok 9: Taalcorrecties

• zoeken en vervangen
• spelling- en grammaticacontrole
• autocorrectie

In deze cursus wordt gewerkt met Microsoft Word versie 2013. Als je de cursus Tekstverwerken volgt, werk je met bijbehorende oefenbestanden. In je lesboek wordt aangegeven waar je ze kunt downloaden.

Algemene Informatie

Benodigde vooropleiding

Geen specifieke vooropleiding nodig

Examens 

De examens worden afgenomen door het LSSO. Het examenbureau LSSO is een onafhankelijk instituut, dat zorgt voor objectieve examinering

Certificaat

Alle modules worden afgesloten met een LSSO-examen. Bij voldoende resultaat geeft dit recht op een LSSO-erkend landelijk certificaat. 

Duur

Circa 10 weken

Niveau (vergelijkbaar)

MBO 3

Onderdeel van de opleiding

• Telefonist/Receptionist
• Callcentermedewerker
• Administratief medewerker
• Financieel administratief medewerker
• Commercieel administratief medewerker
• Commercieel medewerker binnendienst
• Medewerker Klantenservice
• Office Assistant (voorheen Secretaresse)
• Medisch secretaresse 1
• Assistent-marketingmedewerker
• Technisch commercieel verkoopmedewerker
• Accountmanager technische producten

In een kantoorfunctie krijg je te maken met allerlei berekeningen. Denk aan nota’s en de btw daarop. Maar ook krijg je met vreemde valuta te maken, of moet je bedrijfseconomische staten opstellen. Of je houdt de kleine kas bij. Diverse voorbeelden van omgaan met getallen, waar je op kantoor tegenaan loopt.

In tal van functies is een goede rekenvaardigheid van groot belang. Dat geldt onder andere in de boekhouding, de inkoop, de export, de marketing en de makelaardij. 
 
 

Inhoud van deze module:

De volgende onderwerpen worden behandeld in deze module:

Basisrekenen

• optellen en aftrekken
• vermenigvuldigen en delen
• volgorde van berekening (meneer van dalen wacht op antwoord)
• afronden
• breuken
• procenten
• promillen
• verhoudingen
• gemiddelden (ongewogen en gewogen)

Afschrijvingen

• afschrijven van de aanschafwaarde
• afschrijven van de boekwaarde
• afschrijven over een deel van het jaar
• restwaarde

Rente

• renteberekening in jaren
• renteberekening in maanden
• renteberekening in dagen

Vreemde valuta

• het kopen van vreemde valuta
• het verkopen van vreemde valuta
• bankkosten

BTW

• BTW op de verkoopprijs (excl. BTW) zetten
• BTW uit de verkoopprijs (incl. BTW) halen
• de essentie van de BTW-administratie
• voorbelasting

Facturen

• een factuur opstellen
• tarra
• goederenkortingen: rabat, kwantumkorting en seizoenkorting
• betalingskortingen: korting voor contant en kredietbeperkingstoeslag
• leveringscondities

Verzekeringen

• soorten verzekering en elementaire begrippen als polis, verzekerde, e.d.
• premieberekening
• poliskosten, prolongatiekosten en assurantiebelasting
• berekening van de schade-uitkering: onderverzekering en oververzekering

Indexcijfers

• een (ongewogen) indexcijfer berekenen
• indexpunten en procenten
• de basisperiode verleggen

Algemene Informatie

Benodigde vooropleiding

Geen specifieke vooropleiding nodig.

Examens 

De examens worden afgenomen door het LSSO. Het examenbureau LSSO is een onafhankelijk instituut, dat zorgt voor objectieve examinering

Certificaat

Alle modules worden afgesloten met een LSSO-examen. Bij voldoende resultaat geeft dit recht op een LSSO-erkend landelijk certificaat. 

Niveau (vergelijkbaar)

MBO 3

Duur

Advies 10 weken

Onderdeel van de opleiding

• Administratief medewerker
• Financieel administratief medewerker
• Commercieel administratief medewerker
• Commercieel medewerker binnendienst
• Office Assistant (voorheen Secretaresse)
• Assistent-marketingmedewerker
• Technisch commercieel verkoopmedewerker
• Accountmanager technische producten

Grafieken, reeksen getallen die moeten worden opgeteld en andere berekeningen: met een spreadsheet is het een fluitje van een cent.

Bij de samenstelling van de cursus Spreadsheet is vooral gekeken naar de vaardigheden die je in de beroepspraktijk nodig hebt. Op heel praktische wijze worden deze vaardigheden uitgelegd. 

Voor het maken van de opdrachten moet je de beschikking hebben over een computer met het programma Office Excel 2010 of nieuwer.

Inhoud van deze module:

De volgende onderwerpen worden behandeld in deze module:

Oefenbestanden downloaden en starten met Excel

• Algemene informatie
• Excel starten en afsluiten
• Excel starten
• Wat staat er op het startscherm
• Een werkmap sluiten of Excel afsluiten
• Gegevens invoeren, bewaren en printen
• Tekst en getallen in een cel zetten
• Een werkmap bewaren
• Een werkblad printen
• Een afdrukvoorbeeld bekijken

 Een werkblad bewerken en opmaken (1)

• Een werkblad bewerken
• Een werkmap openen
• De kolombreedte aanpassen
• Kolommen en rijen tussenvoegen
• Kolommen en rijen verwijderen
• Rijen en kolommen verbergen
• Tekst verdelen over kolommen
• Fouten in een spreadsheet verbeteren
• Iets meer over selecteren
• Verplaatsen en kopiëren
• De vulgreep
• Een werkblad opmaken
• Vet, cursief en onderstrepen
• Lettergrootte en –type
• Tekst uitlijnen
• Randopmaak
• Tekstkleur en tekst markeren
• Voorwaardelijke opmaak
• Instelling van de getallencategorie
• Kolombreedte en rijhoogte

 Berekeningen en formules

• Berekeningen met Excel
• Optellen
• Andere berekeningen
• Relatieve celverwijzing
• Kopiëren van formules
• Absolute celverwijzing
• Doorvoeren reeks

 Werken met functies

• De functies AutoSom, GEMIDDELDE, MAX en MIN, AANTAL, AFRONDEN en GEHEEL, ALS, NU en VANDAAG
• Het venster ‘Functie invoegen’

 Werken met meer werkbladen, een werkblad bewerken en opmaken (2)

• Werken met meerdere werkbladen
• Een werkblad toevoegen en verplaatsen
• De naam van een werkblad wijzigen
• Een werkblad verwijderen, kopiëren en verbergen
• Werkbladen koppelen
• Celverwijzingen naar andere werkbladen
• Meer over het bewerken en opmaken van een werkblad
• Titels blokkeren
• Formules weergeven
• Aanbrengen en verwijderen van pagina-einden
• Kop- en voetteksten, paginanummers en handtekening
• Digitale handtekening

 Grafieken en beveiliging

• Grafieken
• Een grafiek maken
• De grafiek verplaatsen
• De grootte van de grafiek veranderen
• De opmaak van de grafiek wijzigen
• Wijzigingen in de gegevens van de grafiek aanbrengen
• Een grafiek verwijderen
• Beveiliging van werkmappen en werkbladen
• Het opslaan van een werkmap met een wachtwoord
• Een werkmap beveiligen
• Een werkblad beveiligen
• Cellen beveiligen

 Enkele praktische toepassingen

• Een urenbriefje; rekenen in uren
• Een nota; rekenen in dagen en cellen samenvoegen
• Een betalingsherinnering
• Een personeelslijst; sorteren, zoeken en filteren van gegevens
• Een bestellijst
• Een uitgebreid urenoverzicht

Algemene Informatie

Benodigde vooropleiding

Geen specifieke vooropleiding nodig

Examens 

De examens worden afgenomen door het LSSO. Het examenbureau LSSO is een onafhankelijk instituut, dat zorgt voor objectieve examinering

Certificaat

Alle modules worden afgesloten met een LSSO-examen. Bij voldoende resultaat geeft dit recht op een LSSO-erkend landelijk certificaat. 

Niveau (vergelijkbaar)

MBO 3

Duur

Advies 10 weken

Onderdeel van de opleiding

• Administratief medewerker
• Financieel administratief medewerker
• Commercieel administratief medewerker
• Commercieel medewerker binnendienst
• Office Assistant (voorheen Secretaresse)
• Assistent-marketingmedewerker
• Technisch commercieel verkoopmedewerker
• Accountmanager technische producten

Kennis van Engels in woord en geschrift is steeds meer noodzakelijk. In de cursus Zakelijk Engels wordt de mondelinge en schriftelijke basiskennis van de Engelse taal behandeld. De cursist leert op correcte wijze te communiceren. En het gaat natuurlijk niet alleen om het spreken. De cursisten leren tevens het schrijven van een brief of e-mail.

Wat kun je in tien weken leren van een taal? Vloeiend leren spreken zal niet meevallen, zeker als je nog geen ervaring met het Engels hebt. Dat is echter geen reden om je zenuwachtig te maken.

Waarschijnlijk beheers je al meer van de Engelse taal dan je zelf denkt. Via de tv, muziek en ook dagelijks spraakgebruik (de Nederlandse taal zit vol met Engelse uitdrukkingen) kom je immers voortdurend met het Engels in aanraking. De klanken en veel woorden zijn je dus niet vreemd. Daarnaast is het niet nodig om in deze korte cursus de taal vloeiend te leren spreken. Waar het om gaat, is dat je bij telefonisch contact iemand correct weet door te verbinden. Of om een aantal gerichte vragen (die eventueel al van te voren opgesteld zijn) te kunnen stellen. Je zult rustig blijven, weten waar je naar moet vragen en hoe je dat doet, om deze persoon te kunnen helpen.

Tijdens de cursus volg je het wel en wee van een aantal mensen, die bij een bedrijf in Engeland werken. Ze krijgen te maken met alledaagse situaties, zoals sollicitaties, ontvangst van bezoekers, bestellingen, hotelreserveringen, werkoverleg, enz. Gedurende de cursus leer je deze personen steeds beter kennen, zodat je je beter in hun situatie kunt inleven.

Bij het lesboek van deze cursus horen geluidsfragmenten. Dit zijn telefoonboodschappen en (telefoon-) gesprekken. Er komen situaties in voor, waar je ook in het boek mee te maken krijgt. De geluidsfragmenten zijn gemaakt met medewerking van ‘native speakers’, die de teksten hebben ingesproken. Soms doen ze dat expres met een bepaald accent. Je kunt in de praktijk immers ook Engelssprekende Duitsers, Italianen of Fransen aan de lijn krijgen.

TAKE THIS COURSE AND HAVE FUN!! 

Inhoud van deze module:

De volgende onderwerpen worden behandeld in deze module:

Grammar

• Regular and irregular verbs
• Modal verbs
• Negations and questions
• Tag questions
• Tenses
• The gerund
• Personal, relative and possessive pronouns
• Demonstrative pronouns
• Indefinite pronouns
• Nouns and adjectives
• Plural
• Adverbs and prepositions
• Degrees of comparision
• Indications of possession

Correspondence

• Letter of application / CV
• Letter of enquiry
• Letter of reply
• An order letter
• Letter of confirmation
• Letter of complaint

Idiom

• Telephone alphabet and punctuation
• Numbers and money
• Hours, days, months, periods of time
• Vocabulary (lijsten te leren woorden)
• Irregular verbs (lijsten onregelmatige werkwoorden)
• How to say (lijsten met thematische uitdrukkingen)
• Additional idiom concerning correspondence

Communication

• Politeness
• Introductions
• Greetings
• How to make phone calls
• Take down phone messages (memos)
• Offering, accepting and declining
• Giving directions
• Requests and replies
• Definite and indefinite frequency
• Making suggestions

In iedere les wordt een case behandeld, die is opgebouwd rond een bepaald onderwerp. Iedere case start met een introductie. In een case komen de volgende onderdelen aan de orde:

• Communicatie, hierbij wordt het idioom van veel voorkomende onderwerpen behandeld.
• Correspondentie, waarbij zakelijke brieven worden behandeld met het bijbehorende idioom.
• Praktijk

Algemene Informatie

Benodigde vooropleiding

Minimaal MAVO, VMBO of vergelijkbaar met Engels in het examenpakket

Examens 

De examens worden afgenomen door het LSSO. Het examenbureau LSSO is een onafhankelijk instituut, dat zorgt voor objectieve examinering

Certificaat

Alle modules worden afgesloten met een LSSO-examen. Bij voldoende resultaat geeft dit recht op een LSSO-erkend landelijk certificaat. 

Niveau (vergelijkbaar)

MBO 3

Duur

Advies 10 weken

Onderdeel van de opleiding

• Commercieel medewerker binnendienst
• Medewerker Klantenservice
• Office Assistant (voorheen Secretaresse)
• Accountmanager technische producten

Foutloos Nederlands is een belangrijk onderdeel van de taken op het moderne kantoor. Een goed verzorgde brief is het visitekaartje voor zowel onderneming als overheid en wordt als zodanig ook gewaardeerd.

De cursus Zakelijk Nederlands is in acht lesblokken verdeeld. Elk lesblok bestaat uit drie delen: grammatica, spelling en (zakelijke) correspondentie. Door met grammatica bezig te zijn leer je omgaan met zinsbouw en taalstructuur. Omdat foutloos taalgebruik van groot belang is krijgt ook de spelling een belangrijke plaats. En door de grammaticale kennis, de kennis van het idioom en de praktische tips bij de correspondentie te combineren, leer je hoe een goede en duidelijke brief opgesteld moet worden.

Inhoud van deze module:

De volgende onderwerpen worden behandeld in deze module:

Grammatica

• Werkwoorden
• Stijlproblemen
• Grammaticale problemen
• Zinsdelen
• Woordsoorten
• Zinsbouw

Spelling

• Woordenschat
• Klinkers en medeklinkers
• Spelling van bijvoeglijk naamwoord en bijvoeglijk gebruikt voltooid deelwoord
• Spelling van:
• Werkwoorden van Engelse afkomst
• Bastaardwoorden
• Verkleinwoorden
• Meervouden

Correspondentie

Hierbij wordt ingegaan op het schrijven van een zakelijke brief. De onderwerpen die aan de orde komen zijn:

• De opzet van een brief
• Algemene gegevens als adressering, referteregel, aanhef, afsluiting
• Indeling in inleiding, kern en afsluiting
• Schrijfstijl, ik-vorm versus wij-vorm
• Verschillende zakelijke brieven
• Verzoek om informatie, behandeling van een verzoek om informatie
• Uitnodigingsbrief, herinneringsbrief
• Aanmaning, laatste aanmaning
• Klachtenbrief: een klacht uiten
• Klachtenbrief: ingekomen klacht schriftelijk
• Bevestigen (klachtenbehandeling)
• Klachtenbrief: inhoudelijke reactie op ingekomen klacht (klachtenafhandeling)
• Informatieverstrekking (circulaire)

Algemene Informatie

Benodigde vooropleiding

Geen specifieke vooropleiding nodig

Examens 

De examens worden afgenomen door het LSSO. Het examenbureau LSSO is een onafhankelijk instituut, dat zorgt voor objectieve examinering

Certificaat

Alle modules worden afgesloten met een LSSO-examen. Bij voldoende resultaat geeft dit recht op een LSSO-erkend landelijk certificaat. 

Niveau (vergelijkbaar)

MBO 3

Duur

Advies 10 weken

Onderdeel van de opleiding

Office Assistant (voorheen Secretaresse)

Medisch secretaresse 1

Assistent-marketingmedewerker 1

De doelstelling van de cursus is niet slechts het maken van een verslag, maar voorbereiding, verslag en nazorg van de vergadering. Met andere woorden: ook o.a. agenda en convocatie spelen een belangrijke rol.

Grondslag voor het leren notuleren blijft natuurlijk oefenen, veel oefenen. Aan de hand van vergaderingen op film worden deze oefeningen gedaan. Daarnaast zijn er diverse opdrachten en oefeningen in het lesboek opgenomen.

Inhoud van deze module:

De volgende onderwerpen worden behandeld in deze module:

De functie van een notulist(e)

• voorwaarden voor het maken van goede notulen

Vergaderingen: begrippen, vormen en verloop

• vergaderbegrippen
• vergadervormen
• het verloop van een vergadering

De voorbereiding van een vergadering

• de convocatie
• agendaoverleg
• de agenda
• de agendabijlagen
• verdere voorbereidingen

Het maken van aantekeningen

• de functies van de notulen
• verslagvormen
• tips bij het maken van je aantekeningen

Aantekeningen uitwerken

• het model voor de notulen
• archivering en verzending van de notulen
• omgaan met vertrouwelijke gegevens
• tijdschema

Nederlandse taal

• spelling
• formulering en stijl

Iets over organisaties

• ondernemingen
• instellingen
• diverse regelingen

Algemene Informatie

Benodigde vooropleiding

Om de cursus Notuleren te kunnen volgen is minimaal het niveau VMBO KB (Kaderberoepsgerichte leerweg) noodzakelijk.

Examens 

De examens worden afgenomen door het LSSO. Het examenbureau LSSO is een onafhankelijk instituut, dat zorgt voor objectieve examinering

Certificaat

Alle modules worden afgesloten met een LSSO-examen. Bij voldoende resultaat geeft dit recht op een LSSO-erkend landelijk certificaat. 

Niveau (vergelijkbaar)

MBO 4

Duur

Advies 10 weken

Onderdeel van de opleiding

• Office Assistant (voorheen Secretaresse)
• Medisch secretaresse 1

De office assistant is een veelomvattend beroep. De cursus Kantoorpraktijk behandelt zaken zoals agendabeheer, telefoneren en ontvangst van bezoekers. Daarnaast wordt ook met de computer gewerkt. Internetten, e-mailen en agendabeheer met Outlook worden behandeld. Ook aan het gebruik van de social media Facebook en Twitter wordt aandacht besteed.

De cursus is vooral praktisch. Niet de theoretische ins en outs staan centraal, maar praktisch uit te voeren zaken. De cursus richt zich op datgene wat een office assistant van een bepaald onderwerp moet weten en welke vaardigheden hij of zij moet hebben. 

Inhoud van deze module
De volgende onderwerpen worden behandeld in deze module:

Vaardigheden en eigenschappen van de secretaresse

• de taak van de office assistant
• de eigenschappen van de office assistant

Bezoekers ontvangen

• de taak van gastvrouw
• ontvangst van bezoekers aan de receptie
• ontvangst van bezoekers voor de afdeling of de manager
• omgaan met agressief gedrag

Telefoneren

• communicatie-infrastructuur
• organisatie van het telefoonverkeer
• professioneel telefoongedrag
• het inkomende telefoongesprek
• het uitgaande telefoongesprek
• het telefoonalfabet

Social media en bedrijfsleven

• wat verstaan we onder social media
• Facebook
• Twitter
• social media strategieën
• regels m.b.t. het gebruik van social media
• social media en reclame
• social media en corporate communication
• social media en imagoschade

Betekenis, kansen en gevaren van social media

• reclame en privacy
• gevolgen van privégebruik social media
• social media en sollicitaties
• do’s en don’ts van social media

Agendabeheer en tijdbeheer

• papieren en digitale agenda
• afspraken maken en verzetten
• agendabewaking
• tijdbeheer voor de manager
• tijdbeheer voor de office assistant

Agendabeheer met Outlook

• afspraken vastleggen, zoeken, verplaatsen, verwijderen en afdrukken
• terugkerende afspraken, gebeurtenissen, evenementen, privéafspraken

Vergaderingen regelen en taken beheren met Outlook

• vergaderingen regelen
• taken beheren en delegeren

Algemene Informatie

Benodigde vooropleiding

Geen specifieke vooropleiding nodig

Examens 

De examens worden afgenomen door het LSSO. Het examenbureau LSSO is een onafhankelijk instituut, dat zorgt voor objectieve examinering

Certificaat

Alle modules worden afgesloten met een LSSO-examen. Bij voldoende resultaat geeft dit recht op een LSSO-erkend landelijk certificaat. 

Niveau (vergelijkbaar)

MBO 3

Duur

Advies 10 weken

Onderdeel van de opleiding

• Office Assistant (voorheen Secretaresse)